Pourquoi et comment intégrer la réglementation interne, directives et politiques, à votre outil RegTech ?

réglementation financière interne et politiques

Les solutions RegTech simplifient la tâche en matière de réglementation dans le secteur des services financiers. Elles rationalisent le travail tant de recherche réglementaire que d’organisation des actions à mener autour de cette thématique. Mais les bons outils comme e-Reg en Suisse, vont plus loin. Découvrez comment ils allient la réglementation interne (directives, politiques, etc.), aux sources externes avec de nombreux avantages à la clé pour leurs utilisateurs.

1 – Les outils RegTech, des solutions pour gérer la réglementation financière

Que vous soyez un collaborateur d’une banque ou d’un cabinet-conseil chargé de tâches autour du réglementaire en Suisse, vous connaissez la complexité de la réglementation financière.

1.1 – Des quantités importantes d’information à rechercher et à gérer

La gestion de la réglementation financière, ce sont des milliers de pages de sources variées à consulter, interpréter et parfois comparer. Citons les rapports explicatifs qui émanent de la DFF et de la FINMA. Ajoutons l’auto-réglementation qui provient de directives, recommandations ou positions de l’ASB ainsi que de l’AMAS.

En outre, certains changements réglementaires se justifient par d’autres sources légales. C’est le cas par exemple de la Nouvelle Loi sur la Protection des Données (nLPD). Enfin, le secteur des services financiers connaît l’importance de consulter aussi les projets de textes législatifs comme ceux relatifs à Bâle III final.

1.2 – Un besoin de simplification de la réglementation financière

La gestion de la réglementation financière reste souvent une réelle préoccupation. Elle génère de la perte de temps, des coûts importants sans oublier un risque de non-conformité. Elle implique la recherche de simplification pour ces acteurs des services financiers. Des solutions existent grâce à la technique appelée Regulatory Technology ou RegTech.

1.3 – Les principes de la RegTech

La définition de la RegTech peut se résumer ainsi : une offre de services technologiques pour le secteur bancaire afin de se mettre en conformité ou de le rester, tant avec les règlements qu’avec les lois. 

Qu’ils travaillent seuls ou en mode équipe pour un projet réglementaire, les spécialistes des services financiers voient leur tâche facilitée par l’utilisation d’outils RegTech. Par exemple, ils peuvent documenter de façon dématérialisée tous leurs traitements spéciaux ou former un back-up en vue des congés. 

1.4 – Pourquoi et comment le secteur des services financiers doit-il aller plus loin que la réglementation externe ?

La RegTech apporte de la transparence et de la cohérence. Elle aide à normaliser les processus réglementaires. Toutefois, ces professionnels qui traitent la réglementation ont des besoins plus larges que les seules sources d’information externes à l’établissement bancaire.

a – Besoin d’accéder aux politiques internes de l’établissement en plus de la réglementation financière légale

Chaque institution bancaire doit émettre des dispositions propres à respecter. Il peut s’agir d’un règlement interne, de procédures, de directives, de codes de conduite ou de politiques érigés en interne de la banque. Aussi, pour les spécialistes concernés par ces éléments, il semble judicieux de pouvoir consulter l’ensemble de la réglementation financière, interne comme externe, au même endroit. Cela permet de voir directement comment la banque traite une exigence de la réglementation externe. 

b – Utilisation de solutions RegTech qui mixent les deux types de réglementation, interne et externe

Certaines solutions RegTech comme e-Reg rendent possible cette gestion documentaire mixte dans un seul outil. Ainsi, les équipes en butte à la conformité disposent de l’ensemble de l’information à jour au même endroit. Ils bénéficient de fonctionnalités similaires tant pour la réglementation financière interne qu’externe : 

  • moteur de recherche ;
  • outil collaboratif ;
  • gestion de liens entre les deux types de données (au niveau du contexte de la réglementation consultée) ;
  • etc.  

2 – e-Reg, une plateforme qui permet d’allier réglementation financière interne et externe

Chez easyReg, conscients des besoins des financial services, nous avons conçu notre plateforme collaborative en ligne e-Reg pour pouvoir mettre sous contrôle tant le contexte réglementaire externe qu’interne.

2.1 – Fonctionnalités de notre RegTech pour les spécialistes de la réglementation dans les banques en Suisse

Avec notre système RegTech, les banques comme les entreprises qui les conseillent sur le plan réglementaire peuvent :

  • Réaliser une recherche réglementaire dans l’ensemble des textes ainsi que les notes de travail et commentaires des utilisateurs et cela dans plusieurs langues.
  • Obtenir une information additionnelle essentielle pour l’analyse et la compréhension, le contexte de la réglementation.
  • Rédiger des commentaires et en informer l’équipe.
  • Gérer un projet sous une forme collaborative en attribuant des tâches à des personnes nominatives.
  • Manager le savoir et les connaissances et disposer de bibliothèques des réglementations.

2.2 – Les avantages d’une réglementation financière interne stockée dans un environnement privé et ségrégué

e-Reg est une solution RegTech qui offre une fonctionnalité optionnelle d’ajout dans l’outil de ses propres politiques et procédures internes. Ainsi, chaque établissement financier améliore le contrôle et le respect de la conformité. En adoptant cette plateforme, l’utilisateur accroît sa surveillance réglementaire. Seuls les utilisateurs qui choisissent un environnement complètement ségrégué peuvent bénéficier de cette fonctionnalité.

Évidemment, ces données à caractère financier spécifiques à une banque demeurent accessibles uniquement à cette banque. L’outil RegTech sépare bien dans des compartiments distincts et de manière sécurisée ces informations à usage interne.

a – Disposer d’une vue d’ensemble de tous les points pertinents pour un meilleur contrôle et une limitation des risques

La banque qui ajoute sa propre réglementation financière interne dans e-Reg bénéficie de résultats enrichis. En réalisant une recherche réglementaire, avec un mot clé ou une référence (ordonnances ou circulaires FINMA par exemple), elle améliore le contexte de sa recherche. Chaque lien cliquable proposé dans le bas de l’écran permet de relier des informations réglementaires externes et internes. 

b – Utiliser la force des fonctionnalités de recherche aussi pour la réglementation financière interne

C’est donc un système qui permet de maximiser l’exploitation des politiques et procédures internes aux banques. En effet, avec e-Reg, les utilisateurs bénéficient de la puissance du moteur de recherche de la plateforme, et pas seulement pour la réglementation externe. C’est une manière de réduire le risque d’oublier une directive interne à la banque ou des prescriptions déjà existantes dans le cadre d’une activité réglementaire. Cette fonctionnalité permet également de répondre plus vite aux questions des auditeurs internes et externes.

c – Centraliser toute l’information au même endroit pour un gain de temps maximum

Ainsi, les collaborateurs des services financiers bénéficient de l’ensemble de l’information en un seul clic. Ils gagnent du temps. C’est l’assurance de disposer d’une vue exhaustive et synthétique des textes de loi, règlements, circulaires ainsi que des procédures internes, sans devoir consulter de multiples systèmes.

d – Gérer automatiquement les versions, historisations et traductions éventuelles de la réglementation interne

Notre outil RegTech sait historiser les différentes versions d’informations réglementaires internes. Il gère automatiquement les éventuelles traductions en anglais, français, allemand ou italien des politiques réglementaires internes des banques en Suisse. 

e – Collaborer avec Reg, un plus aussi pour la surveillance du cadre réglementaire interne à la banque

Enfin, les personnes chargées d’un projet de changement réglementaire basé sur des dispositions internes à la banque bénéficient de l’aspect collaboratif d’e-Reg. Grâce au dashboard intégré à l’application, ils visualisent l’avancement des tâches à réaliser. C’est inutile de recourir à d’autres systèmes de gestion de projet.

2.3 – Exemple d’utilisation d’e-Reg pour gérer le cadre réglementaire interne aux établissements financiers

Vous recherchez dans e-reg “BCM”, soit le nom d’une directive interne à votre établissement bancaire. Voici comment s’affiche le résultat dans e-Reg :

recherche dans la réglementation financière interne

Vous percevez comment l’outil gère la surveillance de la réglementation financière interne à une banque. Des réglementations externes clés apparaissent également dans le  résultat. C’est le cas de la nouvelle circulaire FINMA 23/01 qui remplacera la circulaire FINMA 08/21. Y figure aussi l’auto-réglementation sur le sujet, soit “ASB Business Continuity Management”.

La réglementation financière interne aux banques gagne à être mise sous contrôle dans un outil RegTech. En insérant vos procédures et politiques propres à notre application de gestion réglementaire, vous maximisez le bénéfice que vous procure e-Reg. Nous pouvons vous montrer concrètement comment mettre en œuvre ce processus lors d’une démo personnalisée.

Petites banques & simplification réglementaire : règles de proportionnalité et régime spécial

régime des petites banques

L’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA) se soucie d’intégrer de la proportionnalité en matière de réglementation financière. Depuis de nombreuses années, elle a introduit dans ses circulaires des dispositions qui allègent ou exemptent les établissements bancaires de certaines règles en fonction de leur taille. Ce système s’est renforcé depuis début 2020 avec la création du régime des petites banques. Voici comment procéder si vous recherchez des informations dans la réglementation sur ces dispositifs de simplification potentielle. La liste détaillée des exemptions est à la fin de l’article.

1 – Principe de proportionnalité sur le plan de la réglementation financière en Suisse

Toutes les banques ne sont pas soumises à un niveau identique de réglementation en Suisse. Même avant la mise en place du régime des petites banques début 2020, la notion de proportionnalité s’appliquait déjà.

1.1 – Les critères de proportionnalité de la réglementation financière en Suisse

La complexité de la réglementation financière a conduit depuis de nombreuses années à introduire de la proportionnalité dans les textes. D’une manière générale, la réglementation applicable est donc proportionnelle à la taille, à la complexité ainsi qu’au profil de risque de l’entité bancaire. En Suisse cela se traduit par l’attribution d’une catégorie allant de 1 à 5 à chaque banque ou maison de titres. En fonction de cette catégorie, certaines dispositions prudentielles sont applicables. La catégorie 1 correspond aux banques systématiquement importantes au niveau global alors que la catégorie 5 correspond aux plus petits établissements.

a – Quels sont les critères qui déterminent la catégorie d’une banque ?

L’article 2 de l’Ordonnance sur les Banques spécifie que “l’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA) classe les banques dans les catégories qui figurent à l’annexe 3 [de l’OB] en fonction des critères suivants :
a. total du bilan ;
b. actifs sous gestion ;
c. dépôts privilégiés ;
d. fonds propres minimaux”.

b – Quels sont les seuils qui déterminent le passage d’une catégorie à l’autre ?

L’annexe 3 de l’OB liste les seuils en milliards de francs pour classer les banques suisses en 5 catégories de 1 à 5, en fonction des critères définis à l’art.2 OB. La 5e catégorie correspond aux plus petits établissements alors que la catégorie 1 concerne la plus grande banque.

proportionnalité classement des banques

1.2 – Quelles lois, ordonnances, circulaires, etc. font référence à une catégorie de banque ?

Avec notre plateforme e-Reg, en frappant dans le moteur de recherche l’expression “banque de catégorie” vous accédez aux articles et chiffres marginaux qui la mentionnent ainsi qu’au détail des textes :

SourceNombre de résultats obtenus
OFR6
OLiq5
OB1
Circ.-FINMA 15/02 liquidités4
Circ.-FINMA 16/01 Publication11
Circ.-FINMA 17/07 Risques de crédit3
Circ.-FINMA 19/01 Répartition des risques10
Circ.-FINMA 19/02 Risques de taux1
Circ.-FINMA 13/03 Activités audit (en cherchant "catégorie de surveillance")12
Circ.-FINMA 08/21 risques opérationnels4
Circ.-FINMA 08/14 Reporting prudentiel1
Circ.-FINMA 17/01 Gouvernance (en cherchant "catégorie de surveillance")5
Circ.-FINMA 15/03 Ratio de levier1
Circ.-FINMA 23/1 Risques et résilience opérationnels (en cherchant "catégorie FINMA")1
TOTAL65

Les réglementations futures sont également prises en compte. Par exemple, voici les projets d’ordonnances relatives à la mise en œuvre de Bâle III final et le nombre d’articles avec l’expression “banque de catégorie”.

SourceNombre de résultats obtenus
pOFR8
pOPub-FINMA30
pOCre-FINMA2
pOMar-FINMA1
pOPFP-FINMA3

Par exemple, en cliquant sur “OFR”, vous accédez notamment à l’art. 98 de l’Ordonnance sur les fonds propres qui mentionne les allègements en matière de gros risques que les banques de catégorie 4 ou 5 peuvent demander :

proportionnalité classement des banques

1.3 – De quels allègements peuvent disposer les banques de catégorie 3 ?

Les textes prévoient de nombreuses mesures de simplification de la réglementation financière pour les banques les plus petites, soit de catégorie 4 et 5, au sens de l’annexe 3 de l’OB précitée. Il existe également quelques dispositions en faveur des banques de catégorie 3.

Toujours dans notre outil RegTech, e-Reg, saisissons l’expression “catégorie 3” dans le moteur de recherche. Nous obtenons toutes les sources réglementaires qui y font référence :

SourcesNombre de résultats obtenus
OFR1
OEPC-FINMA1
pOPub-FINMA16
pOFR6
pOCre-FINMA3
pOMar-FINMA1
pOPFP-FINMA2
Circ.-FINMA 16/01 Publication7
Circ.-FINMA 15/02 Liquidités1
Circ.-FINMA 19/02 Risques de taux6
Circ.-FINMA 17/07 Risques de crédit1
Circ.-FINMA 19/01 Répartition des risques2

1.4 – Les limites des règles de proportionnalité

Pour autant, ces mesures de proportionnalité s’avèrent parfois encore trop limitées pour suffisamment alléger la réglementation financière. En effet, de nombreux établissements bancaires suisses présentent des profils de risque bas voire des business model simples. Aussi, il devenait nécessaire d’aller au-delà de ces règles de proportionnalité.

2 – Création du régime des petites banques en 2020

La FINMA intégrait systématiquement déjà le principe de proportionnalité dans ses circulaires avec différents allègements ou exemptions réglementaires pour les plus petits établissements financiers. Mais, elle est allée plus loin avec la création d‘un régime spécifique pour les petites banques. Elle vise toujours la meilleure cohérence possible en termes d’activités de surveillance avec une complexité moindre pour la mise en œuvre de la réglementation.

2.1 – Petites banques suisses : un régime régi par les articles 47a à 47e OFR

Après un projet pilote lancé mi 2018 auprès de 68 établissements de catégorie 4 et 5, le régime des petites banques s’applique depuis début 2020. L’ordonnance sur les fonds propres (OFR) se voit donc modifiée (articles 47a à 47e), ainsi que certaines circulaires FINMA. 

Ce régime permet de nouvelles simplifications réglementaires pour les banques “particulièrement liquides et bien capitalisées” comme le mentionne le chapitre 1a de l’article 47a. La banque qui veut bénéficier de ce régime doit remplir le modèle de demande d’admission créé spécifiquement pour la démarche.

2.2 – De quels allègements réglementaires peut bénéficier une petite banque ?

La publication de la FINMA sur son site web “Cat. 4 et 5/Régime des petites banques” donne les grandes lignes des dispositions prévues pour les établissements qui respectent les critères d’entrée dans ce nouveau régime. Il s’agit notamment :

  • d’exigences simplifiées en matière de fonds propres et de liquidités ;
  • de prescriptions qualitatives plus légères au niveau des circulaires émises par la FINMA.

Un fichier Excel disponible en langue allemande recense l’intégralité des allègements que comporte ce régime des petites banques. Il se télécharge sur cette même page du site de la FINMA.

2.3 – Exemple de recherche d’information sur les allègements pour petites banques avec un outil RegTech

Avec notre solution e-Reg, en indiquant dans le moteur de recherche “47a OFR”, la fenêtre du bas vous présente tout le contexte de cet article. Vous disposez alors du détail des simplifications potentielles pour les banques qui remplissent les critères :

régime des petites banques

2.4 – Petites banques : liste des allégements qualitatifs

Nous vous détaillons la liste des simplifications qualitatives applicables uniquement aux participants au régime des petites banques, à août 2023 : 

Ordonnance sur les liquidités (OLiq) :

  • dispense du respect du ratio du NSFR selon l’art. 17t de l’OLiq.

Circ.-FINMA 08/21 Risques opérationnels – banques (remplacée au 1er janvier 2023 par la circulaire FINMA 23/01)  :

  • Cm 2.1 de l’annexe 3 : suppression des prescriptions spécifiques concernant le traitement des données électroniques de clients ;
  • allégement repris dans la révision totale de la Circ.-FINMA 08/21 (voir la circ.-FINMA 23/01 juste après).

Circ.-FINMA 23/1 Risques et résilience opérationnels – banques :

  • gestion des risques des données critiques : exemption des cm 72, 75 et 79 ;
  • résilience opérationnelle : exemption des cm 105 à 109.

Circ.-FINMA 11/02 Volant de fonds propres et planification des fonds propres – banques :

  • Cm 8.1 : possibilité de se limiter au ratio de levier simplifié pour les exigences de base en matière de planification des fonds propres.

Circ.-FINMA 16/1 Publication – banques :

  • Cm 8.1 : limitation de la publication aux chiffres-clés qui leur sont applicables tableau KM1.

Circ.-FINMA 17/1 Gouvernance d’entreprise – banques :

  • Cm 69 : Exigences réduites concernant les tâches de contrôle du risque ;
  • Cm 92 : Cadence réduite de l’évaluation complète des risques par la révision interne.

Circ.-FINMA 18/3 Outsourcing : 

  • Cm 36.1 : évaluation de la pertinence des cm 17, 18 et 18.1 ;
  • Cm 36.2 : exemption de l’exigence de garantie de réintégration ordonnée de fonctions externalisées selon le cm 18.1 ;
  • Cm 36.3 : la mise en œuvre du cm 20 peut être effectuée par le rapport régulier d’une société d’audit en tenant compte du cm 27.

D’autres simplifications sont également accessibles à l’ensemble des banques de catégorie 4 à 5. Vous pouvez nous contacter par LinkedIn si vous souhaitez cette liste complémentaire.

La réglementation financière s’avère souvent complexe. Ces dispositions prévues pour les petites banques aident de nombreux établissements bancaires à réduire le temps passé afin de gérer la conformité. Toutefois, pour aller plus loin, nous recommandons à tous les collaborateurs en banque ou en cabinet-conseil d’utiliser une solution RegTech comme e-Reg. Elle contribue à accroître leur efficacité. Elle permet de diminuer les risques et les coûts. Si vous souhaitez étudier en profondeur le fonctionnement de notre plateforme, inscrivez-vous pour une démonstration en ligne.