Avantages de la RegTech pour documenter vos traitements spéciaux liés à la réglementation financière

La réglementation financière rend parfois les tâches complexes dans les banques. C’est notamment le cas en période de congés quand les backups remplacent les titulaires ou lorsque certains traitements s’effectuent sans documentation suffisante. Il en résulte alors une perte de temps ainsi que des coûts financiers supplémentaires. Découvrez pourquoi et comment les outils de RegTech facilitent le travail dans toutes ces situations liées aux dispositions réglementaires.

1 – Les contraintes de la réglementation financière pour les équipes

Tous ceux qui sont confrontés à la gestion de la réglementation financière connaissent sa complexité. Quand les congés arrivent ou pour un traitement réglementaire spécifique peu régulier, c’est souvent l’assurance de compliquer encore plus le travail des collaborateurs.

1.1 – Les périodes de congé fragilisent la préparation des reportings réglementaires des banques

Les personnes chargées des reportings réglementaires dans les banques ne partent pas toujours en vacances l’esprit léger. Leurs remplaçants sauront-ils établir les ajustements nécessaires correctement pour ce type de rapport obligatoire dans le secteur bancaire ? C’est d’autant plus vrai s’ils ne communiquent pas la documentation suffisante sur ces points à ajuster ainsi que leur justification réglementaire.

Alors, les backups doivent réaliser des recherches réglementaires approfondies afin de trouver les bonnes sources qui permettent de décider les traitements à opérer. En quelque sorte, le manque d’outils ou d’informations détaillées pour gérer ces procédures rend l’établissement correct des reportings réglementaires plus périlleux.

1.2 – Un déficit de documentation des traitements périodiques alourdit le travail réglementaire

Certaines exigences de la réglementation imposent d’effectuer parfois des traitements périodiques dans toute banque. Si ces questions réglementaires restent insuffisamment documentées, à chaque fois la personne chargée du dossier doit refaire les mêmes recherches pour traiter correctement les données. C’est une perte de temps manifeste.

1.3 – Des actions réglementaires parfois épisodiques qui complexifient la tâche sans outil 

Parfois, la réglementation impose aux banques de réaliser certaines opérations seulement une fois par an, voire par semestre ou trimestre. Pour plus d’efficacité face à cette faible périodicité, mieux vaut disposer d’une documentation précise et à jour des traitements nécessaires. Sans procédure détaillée, les services confrontés à la réglementation financière perdent beaucoup d’énergie à chaque fois.

1.4 – Des coûts financiers induits en matière de réglementation financière

Toutes ces situations dans les banques suisses génèrent de la perte de temps afin d’identifier les bonnes informations et traiter correctement les données financières. N’oublions pas non plus, les risques d’erreurs dans l’application des textes ou dans l’établissement des reportings. C’est donc une situation préjudiciable pour la conformité et qui crée un coût financier supplémentaire dans le secteur bancaire.

2 – La RegTech, l’outil indispensable pour documenter les traitements spéciaux périodiques

Évidemment, le droit impose de respecter les exigences des régulateurs. Toutefois se pose la question de réduire cet impact financier de la réglementation qui pèse sur la finance des banques. C’est un des objectifs des RegTechs.

2.1 – Qu’est-ce que la RegTech ou Regulatory Technology ? 

La définition de la RegTech a évolué dans le temps. En français, ce terme signifie “technologies de la réglementation”. Les solutions RegTech correspondent à des outils généralement accessibles sur le cloud et en mode SaaS. Elles aident les acteurs bancaires à se mettre en conformité avec les règlements et les lois et à le rester. 

Ces entreprises de la Fintech spécialisées dans le domaine réglementaire utilisent des technologies comme l’intelligence artificielle, le machine learning, le big data ou la biométrie. Les RegTechs interviennent dans de nombreux domaines. Citons la lutte anti-blanchiment, la veille réglementaire, la gestion des risques et de la conformité, l’activité de reportings, etc. 

2.2 – Atouts de la RegTech pour la documentation et la traçabilité des ajustements et opérations réglementaires

Les RegTechs spécialisées dans la gestion des informations réglementaires aident à remédier aux difficultés expliquées précédemment. En effet, ce type de solution RegTech permet aux banques de simplifier la réglementation financière en la rendant plus accessible, collaborative et traçable. Ces outils constituent donc une solution pour parer aux absences. Ils permettent d’élaborer des procédures facilement accessibles par les différents collaborateurs sur une plateforme collaborative.

2.3 – Exemple de RegTech en Suisse : la plateforme d’easyReg

Il existe un outil RegTech suisse spécialement conçu pour simplifier et gérer la réglementation de ses clients, les banques ou les cabinets-conseils auprès du secteur bancaire. C’est e-Reg, la plateforme en mode SaaS proposée par notre société easyReg.

2.3.1 – Notre mission RegTech

Pour les avoir côtoyées de l’intérieur, nous connaissons les difficultés que peut présenter la réglementation financière suisse. S’y ajoutent celles issues des institutions financières européennes comme internationales. Aussi, nous proposons avec notre outil RegTech des services dématérialisés pour simplifier la vie des différents acteurs confrontés régulièrement aux textes réglementaires.

2.3.2 – Avantages d’e-Reg

Notre solution de Regulatory Technology présente les avantages pratiques suivants :

• travail de recherche réglementaire totalement dématérialisé sur une plateforme hébergée sur le cloud ;
• possibilité de tracer les informations ;
• travail collaboratif au sein d’une équipe, pour une procédure à suivre ou un projet de changement réglementaire ;
• réduction du temps passé à l’élaboration des reportings et leurs traitements ou ajustements ;
• amélioration de l’efficacité des collaborateurs chargés de la réglementation financière ;
• diminution du coût et du risque de non-conformité.

2.3.3 – Exemples de services offerts pour documenter ses travaux : les commentaires et le tableau de bord d’e-Reg

Notre logiciel RegTech permet, après l’analyse d’un texte réglementaire, de le commenter et d’en informer un collègue ou remplaçant pendant les congés par exemple. 

Voici la fenêtre qui apparaît sur e-Reg lorsque nos clients décident d’ajouter un commentaire :

Vous pouvez ensuite sélectionner une personne de l’entreprise pour l’informer :

Sur le dashboard général, dans l’onglet “collaboration” de notre RegTech, l’utilisateur peut consulter l’ensemble des tâches qui lui sont assignées avec les statuts. C’est en quelque sorte un pense-bête pour toute personne qui remplace un collaborateur de la banque absent. Il en va de même en cas de traitements réglementaires peu courants et épisodiques à réaliser.

Avec un outil RegTech, la gestion des travaux liés à la conformité dans les banques se simplifie. Si vous envisagez la mise en place d’un tel logiciel pour aider les équipes en finance et gagner du temps, nous vous proposons de prendre rendez-vous pour une démonstration de notre solution.